EL PRESUPUESTO MARCO TEORICO

PRESUPUESTO

Es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se fórmula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios. En otras palabras, un presupuesto hace referencia a la cantidad de dinero que se necesita para hacer frente a cierto número de gastos necesarios para acometer un proyecto. De tal manera, se puede definir como una cifra anticipada que estima el coste que va a suponer la realización de dicho objetivo.

Cabe destacar, que este es una manera de expresar, en términos de dinero, lo que se planea hacer en un proyecto o negocio y lo que se espera lograr con él en un tiempo específico. Es como un mapa de ruta que muestra cuánto dinero se necesita y cómo se va a usar para alcanzar los objetivos del proyecto. Además, un presupuesto está en sintonía con el plan general de negocios y las estrategias que marcan el camino de la empresa. Por tanto, podría decirse que un presupuesto expresa por medio de términos monetarios el plan de acción de una empresa o un emprendedor en particular, ya que a través de su confección establece los recursos y flujos financieros que se van a comprometer en dicho proyecto a lo largo de un periodo de tiempo determinado

     La clave de un presupuesto es que:

•  Muestra la cantidad de dinero que hace falta para hacer frente a los gastos que hacen falta para realizar un proyecto.
•        Se usa para tener un control financiero, un control de gastos, una planificación económica y financiera, y una reducción de riesgos.
•       Dependiendo del período de tiempo, se hace una clasificación de los diferentes tipos de presupuestos, siendo los principales los de corto y largo plazo.

CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO

Entre las características que debe presentar, se puede destacar las siguientes:

•  Es, en esencia, una estimación del coste que supondrá llevar a cabo un proyecto
•  En este sentido, tienen en cuenta todos los ingresos y gastos que se prevén, y permite realizar un seguimiento.
• Entre sus funciones principales, se encuentran el control financiero, el control de gastos, la planificación económica y financiera, así como la reducción de riesgos.
• Debe ser adaptable y flexible, pues el entorno puede cambiar.
• Son periódicos. Es decir, se elaboran para un periodo de tiempo determinado.
• Permite elaborar uno para controlar nuestras finanzas domésticas, por ejemplo. De la misma forma que los Estados elaboran presupuestos para controlar las finanzas públicas.

En síntesis, es una herramienta que permite conocer qué coste conlleva un determinado proyecto, a la vez que admite controlar, en todo momento, los ingresos y gastos que este proyecto contempla para un ejercicio determinado.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO

El presupuesto es una pieza fundamental en toda organización que tenga ingresos y egresos de dinero, ya que permite planificar las operaciones para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Se realiza con antelación para determinar y organizar la cantidad de dinero o recursos que se espera que estén disponibles en un período de tiempo (que suele ser un año). Tener este control permite, entre otras cosas:

• Controlar los ingresos y egresos.
• Medir el riesgo y disminuirlo.
• Revisar las tácticas y políticas tomadas por los organismos.
• Llevar a cabo el control financiero.
• Plantear metas y objetivos en base al presupuesto disponible.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN PRESUPUESTO

Entre las ventajas, por ejemplo, de trabajar con un presupuesto, se pueden destacar las siguientes:

• ·    Permite realizar un seguimiento de las finanzas en todo momento.
• Permite una planificación de la compañía en el tiempo.
• Existe un menor estrés financiero, pues muchos gastos están previstos.
• Minimizan el riesgo en las operaciones de la organización
• Permite planificar los salarios, así como los ajustes y aumentos.
• Es la mejor herramienta para contemplar gastos innecesarios que se llevan a cabo, por lo que la institución puede ahorrar dinero.
• Permite una mejor planificación de las finanzas y, por ende, de las deudas.
• Es una herramienta muy útil, pues su principal objetivo es el control y dotar de información a los responsables.

Entre las desventajas o las limitaciones que presenta un presupuesto, se pueden señalar las siguientes:

• Como todo, no es 100% fiable. Es decir, un presupuesto puede incumplirse.
• El presupuesto, en ocasiones, limita la capacidad de las empresas si este es muy estricto y la dirección no permite ampliar el fondo disponible asignado.
• Un presupuesto requiere personal para llevarlo a cabo, por lo que precisa de inversión para ponerse en marcha.
• De la misma forma, se precisa de un equipo para dar seguimiento al presupuesto, y que esté pendiente de las posibles desviaciones.

PERIODO DE UN PRESUPUESTO

En relación con el periodo de tiempo del que se está hablando, es posible hacer una clasificación de los diferentes tipos de presupuestos entre planificaciones a corto (propias de proyectos cotidianos y de mayor rapidez) y a largo plazo (más habituales en la actividad de las grandes empresas o en las políticas económicas de los países).

Normalmente los presupuestos anuales de una empresa se suelen expresar con los siguientes periodos:

• ·         Primer trimestre: En ingles se asocia a «quarter» (cuarto de año) y por ello se suele denominar como Q1.
• ·         Segundo trimestre: Se suele denominar como Q2.
• ·         Tercer trimestre: Se suele denominar como Q3.
• ·         Cuarto trimestre: Se suele denominar como Q4

Cada trimestre tiene 3 meses y por tanto completan un año entero de 12 meses. Dicho de otro modo, el presupuesto puede entenderse como una forma de marcar el plan de actuación que la compañía va a llevar a cabo, delimitando los objetivos que se buscan en dicha tarea y las funciones que sea necesario realizar para su consecución. En ese sentido, es habitual que los presupuestos presenten una serie de características comunes, como predictibilidad, economicidad, flexibilidad, fiabilidad, participación y oportunidad.

USOS DE UN PRESUPUESTO

Organizar las cuentas: tener el control de la economía servirá para priorizar tus gastos, fijar objetivos, desarrollar habilidades y reaccionar de manera adecuada frente a los problemas económicos que se presenten.

Saber cuánto dinero se recibe: Tener en mente la cantidad de dinero que se gana mensualmente ayuda a definir cuáles gastos se pueden asumir y hacer rendir al máximo el dinero recibido.

Conocer a dónde va el dinero: Esto permitirá definir cuáles gastos son necesarios y cuáles no, de tal forma que se puedan tomar decisiones de consumo responsables y cuidadosas.

Establecer cómo alcanzar las metas: Una vez organizados los gastos u ajustados los patrones de consumo, podrá organizar las metas de corto y largo plazo, y comenzar a ahorrar regularmente para alcanzarlas.

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Se elaboran a partir de los gastos y costos en que incurrirá la empresa o persona, luego que se han estimado dichos elementos del presupuesto se procede a proyectar los ingresos. La razón por la cual se inicia su elaboración a partir de los gastos, se fundamenta en primera medida porque es de lo que se tendrá certeza, de lo que cuesta emprender o sostener algo. La segmentación de cada uno de los gastos que se presupuestaran, se les denomina "Rubro Presupuestal", para lograr un mayor control financiero y administrativo, es aconsejable que el presupuesto se elabore de manera más detallada posible, entre más se logre ampliar la gama de rubros presupuestales, mayor será la posibilidad de establecer control y tomar decisiones adecuadas. Es de suma importancia tener en cuenta que, cada rubro presupuestal deberá estar unido a una cuenta específica de la contabilidad.